Afstemregister
Als u facturen wilt matchen met binnengekomen goederen dan is het afstemregister daar een onmisbare tool voor.
Het afstemregister maakt zichtbaar of een factuur klopt en terecht is. Klopt een factuur niet dan is de inkoopprijs van het product afwijkend, of er is een afwijkend aantal binnen geboekt, of er worden extra kosten toegevoegd. In alle gevallen is er dan iets niet in orde. Het komt er op neer dat de afstemmodule drie zaken controleert:
- Stuurt de leverancier een juiste factuur
- Heeft de magazijnmedewerker de juiste hoeveelheden ingeboekt
- Heeft de inkoper de juiste prijzen gehanteerd en zijn de inkoopprijzen in de artikeltabel bijgewerkt
Met het afstem register is het niet mogelijk ongewenste of dubbele facturen te ontvangen.
Prijsverschilletjes kunnen wel weg geboekt worden.
Balie facturering
Direct een factuur genereren als er iets geleverd wordt.
Tijdens het invoeren van een order kan er direct een factuur gemaakt worden die afgedrukt kan worden en gemaild. Een factuur kan ook worden opgeslagen in pdf formaat.
Batch facturering
Periodieke factuurruns draaien zonder gedoe.
Tijdens het invoeren van een order kan er gekozen worden om de order op te slaan zodat er laten iets aan toegevoegd kan worden, maar het is ook mogelijk om steeds een nieuwe order te maken, en aan het eind van een periode een factuurbatch op te starten.
Er kan een selectiekeuze gemaakt worden uit klantenreeksen, uit lijstgroepen, uit een minimum totaalbedrag, en of er verzameld mag worden per klant. In het laatste geval zullen alle orders van en klant bijeengebracht worden op 1 factuur, mits de valuta’s en de lijstgroep per order gelijk zijn.
Deze functie wordt veelal gebruikt voor week of maand facturering.
Het proces maakt onderscheid voor facturen die afgedrukt moeten worden of die per mail verzonden moeten worden. De mails worden door Prima Software zelf verzonden, outlook of een ander mailpakket is hier niet voor nodig.
Natuurlijk worden alle facturen ook digitaal opgeslagen en kunnen ook vanuit de programmatuur weer geopend worden.