Aanvullende modules

Naast onze ERP-Software bieden we u aanvullende modules aan. Met deze modules proberen we uw gewenste oplossing te bieden. We bieden oplossingen op gebied van boekhouding, voorraadbeheer, orderverwerking.

Aanvullende modules Prima Basis MKB

Activa module

Registreer je bedrijfsmiddelen eenvoudig met de activa module. Op basis van inkoopfactuur, met daarbij een afschrijftermijn, wordt een balansrekening en winst- en verliesrekening geregistreerd.

In de activa module gebeurt de afschrijving automatisch waarbij ook vooruit geboekt kan worden. Tevens is er de mogelijkheid om voor één enkel registergoed een afschrijving te realiseren. Het is direct zichtbaar of het activa register is bijgewerkt in de boekhouding.

Tussentijdse stopzetting van afschrijving is mogelijk.

Deze module voorziet ook in de mogelijkheid om transitorische- en steeds terugkerende boekingen te verwerken.

Contract module

Prima heeft een contract module. Deze module kan gebruikt worden voor zaken die periodiek gefactureerd moeten worden, Dat kunnen abonnementen zijn, huur, lease, of wat het dan ook zijn mag.

In de contract module is een looptijd in te stellen waarbij aangegeven wordt of een contract na einde looptijd automatisch weer verlengd moet worden. Er is zichtbaar welk contract afloopt, zodat voortijdig met de klantcontact gelegd kan worden over hoe nu verder. De programmatuur maakt gebruik van de order importmodule waarmee te factureren regels in de orderprogrammatuur van prima terecht komen om ze te factureren.

Kostenplaatsen

Kostenplaatsen gebruiken is een optie in Prima. Het kan aangezet worden of uitgezet, voor zowel de boekhouding als orderprogrammatuur.

Er kan een kostenplaats administratie bijgehouden worden die door de gehele programmatuur beschikbaar is. Elke inkoopfactuur kan per boekingsregel gekoppeld worden aan een kostenplaats.

Afstemregister

Als u facturen wilt matchen met binnengekomen goederen dan is het afstemregister daar een onmisbare tool voor.

Het afstemregister maakt zichtbaar of een factuur klopt en terecht is. Klopt een factuur niet dan is de inkoopprijs van het product afwijkend, of er is een afwijkend aantal binnen geboekt, of er worden extra kosten toegevoegd. In alle gevallen is er dan iets niet in orde. Het komt er op neer dat de afstemmodule drie zaken controleert:

  • Stuurt de leverancier een juiste factuur
  • Heeft de magazijnmedewerker de juiste hoeveelheden ingeboekt
  • Heeft de inkoper de juiste prijzen gehanteerd en zijn de inkoopprijzen in de artikeltabel bijgewerkt

Met het afstem register is het niet mogelijk ongewenste of dubbele facturen te ontvangen.
Prijsverschilletjes kunnen wel weg geboekt worden.

Balie facturering

Direct een factuur genereren als er iets geleverd wordt.

Tijdens het invoeren van een order kan er direct een factuur gemaakt worden die afgedrukt kan worden en gemaild. Een factuur kan ook worden opgeslagen in pdf formaat.

Batch facturering

Periodieke factuurruns draaien zonder gedoe.

Tijdens het invoeren van een order kan er gekozen worden om de order op te slaan zodat er laten iets aan toegevoegd kan worden, maar het is ook mogelijk om steeds een nieuwe order te maken, en aan het eind van een periode een factuurbatch op te starten.

Er kan een selectiekeuze gemaakt worden uit klantenreeksen, uit lijstgroepen, uit een minimum totaalbedrag, en of er verzameld mag worden per klant. In het laatste geval zullen alle orders van en klant bijeengebracht worden op 1 factuur, mits de valuta’s en de lijstgroep per order gelijk zijn.

Deze functie wordt veelal gebruikt voor week of maand facturering.

Het proces maakt onderscheid voor facturen die afgedrukt moeten worden of die per mail verzonden moeten worden. De mails worden door Prima Software zelf verzonden, outlook of een ander mailpakket is hier niet voor nodig.

Natuurlijk worden alle facturen ook digitaal opgeslagen en kunnen ook vanuit de programmatuur weer geopend worden.

Aanvullende modules Prima Order

Artikel subadministratie

De module biedt de mogelijkheid om bij het plaatsen van en order door te schakelen naar de subadministratie waarbij dan uit de voorraad een specifieke regel geselecteerd wordt. Dit kan gebruikt worden voor artikelen die in wisselende verpakkingshoeveelheden beschikbaar is. Denk daarbij aan het aantal liters, m2, rollengte, kleur-chargenummer, serienummer.

Nb. De subadministratie is ooit ontwikkeld in de tapijtindustrie en tapijtfabrikanten of distributeurs maken er graag gebruik van.

Artikelregister

In het artikelregister is rechtstreeks te zien hoeveel voorraad er nog is, de hoeveelheid in bestelling, de hoeveelheid in orde, minimum voorraad en minimum bestelhoeveelheid, leverancier enz. enz.

Eén van de rode draden in elk bedrijf.

De artikeltabel heeft alles al aan boord wat nodig is voor een goede administratie, en kan met een onbeperkt aantal velden uitgebreid worden. 20 velden daarvan kunnen weer gebruikt worden in de orderregel. Uitbreidingen en aanpassingen van deze tabellen blijven ook intact bij updates van de software.

Artikel aantallen kunnen tot 3 cijfers achter de comma gevoerd worden. Dat kan noodzakelijk zijn voor leveringen in grammen, kilo’s, millimeters enz.

Het is het mogelijk om met aantallen per verpakking te werken.

Artikel in vreemde taal/valuta

Artikelen in de taal aanbieden van de klant?

Van elk artikel kunnen de omschrijvingen in meerdere talen worden vastgelegd. Indien een klant aan een taal gekoppeld is zal op elke order, offerte, orderbevestiging, proforma, factuur of wat we ook communiceren het artikel in de taal van de klant verschijnen.

in een meer talen omgeving is dit een must.

Het is mogelijk om van artikelen een inkoopprijs en verkoopprijs vast te leggen in vreemde valuta.

Besteladvies

Het besteladvies zal een overzicht creëren van alle artikelen die onder de kritische grens van de minimum voorraad zitten, of die door lopende orders, backorders daar onder zullen komen. Tevens wordt er gekeken in de besteladministratie wat mogelijk al besteld is.

Een besteladvies resulteert in veel tijdsbesparing. De som van bovenstaande items bepalen of er besteld moet gaan worden. Daarbij rekening houdend met de minimum bestelhoeveelheid en ook rekening houdend met samengestelde artikelen of recepturen.

Een besteladvies kan afgedrukt of opgeslagen worden. Er wordt een bestelling aangemaakt die aangepast kan worden, maar ook direct per mail doorgezet kan worden naar de leverancier.

Een besteladvies kan afgedrukt worden met een selectie op artikelnummers, artikelgroepen en leverancier.

Binnenkomende goederen

Bij het ontvangen van de bestellingen kan elk bestelregel nog weer toegewezen worden aan een magazijn. Van elke ontvangstregel is te zien voor welke order deze regel mogelijk is. Werkt alleen als het in de bestelling is ingegeven.

Deelleveringen en ontvangsten zijn mogelijk. Indien een bestelregel gedeeltelijk is geleverd kan de regel ook afgevinkt worden dat de regel is afgehandeld. In dat geval wordt er vanuit gegaan wordt dat de rest niet komt. Mogelijk heeft dat weer gevolg voor het besteladvies.

Bij de ontvangst van de artikelen kan een ontvangstbon afgedrukt worden, en ook zelf gedefinieerde artikeletiketten voor de ontvangen artikelen.

Dealerportal

De Dealer portal van prima is een product om artikelen te publiceren voor een dealer die de mogelijkheid biedt een klant inzicht te geven in zijn voorraad of om een reeds eerder besteld product opnieuw te bestellen.
Dit product moet niet verward worden met een webshop, want die biedt meer mogelijkheden en is bedoeld voor een andere doelgroep en Google zal daar meer mee doen.

Prijs- afspraken/wijzigingen

In Prima kunnen prijsafspraken vastgelegd worden per artikel(groep) door middel van een prijsgroep (klantgroepen). Ook is het in Prima mogelijk om grote hoeveelheden prijswijzigingen door te voeren met een minimum aan handelingen.

Er kunnen in Prima verschillende prijsafspraken vastgelegd worden.

  • Prijsafspraak per artikel.
  • Prijsafspraak per artikelgroep
  • Prijsafspraken door middel van een prijsgroep

De prijsafspraak per artikel kan een korting zijn of een vastgestelde prijs per stuk of meerdere stuks (staffelprijzen), maar kan ook weer gekoppeld zijn aan een prijsgroep.

De prijsafspraak per artikelgroep kan korting gegeven worden per artikelgroep, subgroep of ook weer gekoppeld zijn aan een prijsgroep

De prijsafspraken per prijsgroep is bedoeld om onderscheid te maken in klantgroepen (kortingsgroep A, Kortingsgroep B, Kortingsgroep C  Enz.) Indien klant gekoppeld wordt aan prijsgroep A zal de prijs per artikel uit de A groep genomen worden.

De module prijswijzigingen geeft de mogelijkheid om grote hoeveelheden prijsaanpassingen door te voeren met een minimum aan handelingen in de artikeltabel of in de prijsgroepprijzen tabel.

Hierbij kunnen de volgende prijzen aangepast worden:

  • Verkoopprijs
  • Inkoopprijs
  • Prijsgroepprijs

Deze prijzen worden berekend worden vanuit een van de onderstaande prijzen.

Voorbeeld: verkoopprijs aanpassen vanuit inkoopprijs en daarover en percentage opslag berekenen, en dan het bedrag netjes afronden. 

    Er kan dan gekozen worden of er een bedrag, al dan niet negatief,  een opslag of korting  berekend moet worden en dat eventueel ook nog over een afnamehoeveelheid (staffelprijs)

    Er wordt ook een afrondingsminimum ingesteld tot een duizendste van de valuta.

    Aanvullende modules Prima Productie

    Productie opdracht

    Bij het invoeren van een productieopdracht kan een referentie opgegeven worden, en voor welk magazijn het bedoeld is. Er is zichtbaar of de productiehoeveelheid geproduceerd kan worden in verband met voorraden van grondstoffen of onderdeel artikelen.

    In deze module is veel mogelijk om extra functies toe te voegen of processen te activeren. Dat is altijd maatwerk.

    Bij het ontvangen van de productieopdrachten kan zowel geheel als gedeeltelijk een productie regel ontvangen worden. Er kan daarbij  het ontvangstmagazijn gekozen worden maar ook  wat het leveringsmagazijn is van de grondstoffen.

    Bij de ontvangst van de artikelen kan een ontvangstbon afgedrukt worden, en ook zelf gedefinieerde artikeletiketten voor de ontvangen artikelen.

    Er is altijd zichtbaar hoeveel reeds per opdrachtregel ontvangen is en wat er nog geleverd moet worden.

    Per productieregel kan ook een verkoopopdracht gekoppeld worden.

    Productie advies

    Met behulp van productie adviezen wordt een kritieke grens van artikelvoorraad voorkomen. Het productie advies genereert een overzicht met alle artikelen welke onder een minimum voorraad zitten en hoeveel er geproduceerd moet worden om de voorraad op minimale voorraad te houden.

    Op basis van het besteladvies uit Prima Order MKB is een overzicht te zien waarin alle artikelen onder de kritieke grens van minimum voorraad zitten. 

    De som van bovenstaande items bepalen of er geproduceerd moet worden. Daarbij rekening houdend met de minimum productiehoeveelheid.

    Een productieadvies kan afgedrukt of opgeslagen worden, maar kan ook doorverwerkt worden. Dan wordt er één of meerdere productieopdrachten aangemaakt die aangepast kan worden.

    Een productieadvies kan afgedrukt worden met een selectie op artikelnummers, artikelgroepen en leverancier.

    Bestelling maken

    Een bestelling kan handmatig ingevoerd worden maar kan ook ontstaan uit een besteladvies. Per bestelling kan een referentie opgegeven worden en wordt vastgelegd voor welk magazijn de bestelling is en voor welke verkooporder.

    Per bestelregel kan ook kostenplaats ingevoerd worden en er kan vastgelegd worden voor welke order deze bestelregel is, maar dan mag niet de verkooporder ingevuld zijn in bovenstaande regel.

    Per leverancier ligt vast wat het minimum bestelbedrag is. Tijdens het invoeren van de bestelling is zichtbaar of de minimum grens al is gepasseerd.

    Er wordt rekening gehouden met prijsafspraken per leverancier.

    Indien tijdens het bestellen blijkt dat een inkoopprijs gewijzigd is zal het systeem voorstellen ook de VVP en verkoopprijs aan te passen en dat volgens de marges die verbonden waren aan de oude prijs.

    Samengestelde artikelen/recepturen

    Er kunnen recepten of samenstellingen gebouwd worden waar een aantal artikelen in zitten. Per artikel kan een hoeveelheid opgegeven worden tot 4 cijfers achter de comma.

    Een samengesteld artikel kan ook bestaan uit een inhoud van meerdere recepturen, dus een receptuur in een receptuur. De combinatie van recepten en artikelen is uiteraard ook mogelijk. Samenstellingen zijn ten allen tijde aanpasbaar.

    Per samenstelling kan bepaald worden hoe deze samenstellingen op output komt te staan, bijvoorbeeld hoe op de pakbon, orderbevestiging enz.